Planet Polaris ondersteunt Sofitel Legend The Grand Amsterdam al meer dan 15 jaar als een brede, ingebedde communicatie- en digitale partner. Onze rol omvat merk- en campagnecommunicatie, meertalige mailings, databasebeheer, salesondersteunende tools, guest-facing content, restaurant- en eventcommunicatie, websiteondersteuning en de ontwikkeling van digitale hulpmiddelen die de teams van marketing en sales ontzorgen. Onze project-archieven tonen niet alleen de breedte van die samenwerking, maar ook de continuïteit, schaal en structurele waarde ervan.
Partnership
Onze samenwerking met The Grand is al jarenlang veel breder dan klassieke grafische ondersteuning alleen. Doorheen de jaren zijn wij geëvolueerd tot een vaste externe partner die het hotel ondersteunt in merkcommunicatie, campagnes, meertalige mailings, databasebeheer, digitale tools, salesondersteuning, guest-facing communicatie, restaurant- en eventcommunicatie, websitegerelateerde ondersteuning en de productie van hoogwaardige communicatiedragers in print en digitaal. Die brede rol ligt ook expliciet vervat in de samenwerkingsovereenkomsten, waarin onder meer brand strategy, brand identity, direct mail marketing, digital marketing strategy, website architecture, website design, SEO, SEM, e-mail marketing, brand audits, corporate identity design, database connections, content management systems, campaign development en communication consultancy als standaard service-elementen zijn opgenomen.
Een samenwerking die al jaren diep ingebed is
Dat deze samenwerking geen losse reeks interventies is, blijkt ook uit oudere projectoverzichten. Gestart in 2010 tijdens de eerste grote verbouwing, toont 2013 en 2014 bijvoorbeeld onze rol al omschreven als een combinatie van consultancy, webdesign en webupdates, grafisch ontwerp, communicatie, marketing en e-marketing, illustratie, 3D-modelling, databasebeheer voor mailings, technische support en de creatie van digitale tools. In die beginperiode allen al werden volgens het dossier talrijke mailings verstuurd in diverse talen, werden meer dan 80 projecten verwerkt en werden meer dan 150 afgeleiden opgelijst, waaronder press kits, site updates, Bridges newsletters, consortia mailings, presskit updates, flipbooks, een online vouchersysteem en database back-ups en toevoegingen. Dat is belangrijk, omdat het toont dat wat vandaag gebeurt geen nieuw experiment is, maar een jarenlange, bewezen werkrelatie met schaal, continuïteit en operationele diepgang.
Wat wij in essentie doen voor The Grand
Voor The Grand bouwen, beheren en ondersteunen wij niet één communicatiekanaal, maar een volledig ecosysteem.
Wij helpen het hotel haar verhaal te vertellen, haar aanbod commercieel te activeren, haar contacten te beheren, haar mailings uit te sturen, haar campagnes uit te werken, haar tools te laten functioneren en haar teams te ontzorgen. Dat gebeurt zowel zichtbaar, via brochures, nieuwsbrieven, promoties, guest communication en campagnes, als achter de schermen, via databankstructuren, segmentatie, digitale hulpmiddelen, webondersteuning en systemen die het werk van sales en marketing versnellen en vereenvoudigen. Die combinatie van zichtbare output en onzichtbare infrastructuur is precies waarom deze samenwerking voor ons waarde creëert.
1. Merk-, hotel- en belevingscommunicatie
Een eerste grote pijler is de algemene merk- en hotelcommunicatie. In de documenten van The Grand zien we doorlopend materiaal terug dat de identiteit van het hotel bewaakt en vertaalt: guest directories, hotelteksten, brochures, presskits, feestbrochures, restaurantwebsites, meetinginformatie en service-omschrijvingen. De guest directory van 2024-2025 structureert het verhaal van The Grand rond geschiedenis, restaurants en bars, wellness, meetings, services, veiligheid, hotelregels, in-room dining en spa. Ze benoemt het hotel als historische landmark, legt de link tussen erfgoed en hedendaagse luxe en presenteert tegelijk de concrete faciliteiten en diensten die voor gasten relevant zijn. Ook de meetingsectie daarin is betekenisvol: The Grand profileert zich er met 19 meeting rooms en banqueting halls, goed voor 1400 m², met een mix van historische zalen en hedendaagse technologie. Dat soort documenten zijn geen loutere opmaakopdrachten, maar fundamentele merk- en salesdragers. We denken hierin graag mee met het team.
2. Campagnes en commerciële activatie
Een tweede grote pijler is campagneontwikkeling. Door de recente jaren heen zien we een continu ritme van seizoensgebonden en thematische campagnes terug. In 2024 ging dat onder meer over tulpenseizoen, Easter Brunch, Holland Dance Festival, terrace season, Summer Sundays, Oriole Express, Pride Sing-along, concerten, art exposities, Halloween bij Oriole, de 15e verjaardag van Bridges, wijnavonden en de volledige festive season-communicatie. In 2025 zien we opnieuw een gelijkaardig patroon, met onder meer witte asperges in Bridges en Oriole, Summer Sundays, Mother’s Day specials, Floral Afternoon Tea, spa-formules en festive activaties. Die campagnes zijn inhoudelijk sterk verweven met de hospitalityrealiteit van The Grand: ze verbinden stad, seizoen, gastronomie, sfeer en aanbod in één commerciële communicatielijn. In 2026 kijken we alvast uit naar het Neighbourhood loyalty project.
3. Restaurant-, bar- en F&B-communicatie
Planet Polaris ondersteunt The Grand ook zeer duidelijk in de communicatie rond food & beverage. De guest directories en brochures tonen hoe restaurants en bars structureel in de communicatie worden ingebed: Bridges, Oriole Garden Bistro, The Flying Dutchman, Library ‘Or’, de Garden Terrace en de Spa-context krijgen (of kregen) telkens een eigen positionering en commerciële vertaling. In 2024 ging dat onder meer over seizoensgebonden lunches, wijnpairings, culinaire events, themed dinners en restaurantpromoties. In 2025 werd dat nog breder zichtbaar in de festive brochure, waarin het aanbod tot in detail is uitgewerkt voor Festive Brunch, Bridges, Oriole, private celebrations, wine pairings, lunch- en dinnerformules, vegetarische menu’s, kindermenu’s, reservatievoorwaarden en contactroutes. Dat is precies het type werk dat mee omzet genereert, omdat het een aanbod niet alleen mooi presenteert, maar ook verkoopbaar maakt.
4. Meetings, events en private celebrations
The Grand profileert zich sterk als locatie voor meetings, private events en bijzondere momenten. Ook daarin is onze rol zo breed als maar kan. In de guest directory wordt het hele meetingverhaal neergezet als een combinatie van erfgoed, prestige en technologie. Er bestaat nog steeds een online locatiesysteem dat we een tijd geleden ontwierpen waarbij de klant een goed overzicht krijgt van de verschillende meetingrooms. Daarnaast zien we doorheen de campagnes en festive brochures dat private celebrations, historische zalen, culinaire arrangementen en bijzondere setting-based experiences consequent mee in de communicatie worden opgenomen. In de festive communicatie van 2025 worden bijvoorbeeld private celebrations in historische ruimtes, groepen vanaf tien personen, menu’s op maat en aangepaste wijnformules expliciet uitgewerkt door het team. Daarmee helpen we niet alleen leisure en F&B te ondersteunen, maar ook de commerciële valorisatie van de event- en banquetingcapaciteit van het hotel.
5. Presskit, perscommunicatie en merkpositionering
Een minder operationele, maar strategisch zeer belangrijke laag van onze samenwerking zit in de ontwikkeling en het onderhoud van de presskit van The Grand. Die presskit, een project met een lange historiek, bundelt in één coherent verhaal de kern van het hotel: de historische positionering van het gebouw, de combinatie van Franse elegantie en Amsterdamse identiteit, de kamers en suites, restaurants en bars, wellness, legendarische service, duurzaamheid, kunst, belangrijke mijlpalen en perscontacten. Ze fungeert daarmee niet alleen als persdocument, maar ook als een volwaardige merkdrager die het hotel op een consistente en hoogwaardige manier presenteert aan media, partners en andere externe stakeholders.
Wat deze presskit extra waardevol maakt, is dat ze veel meer doet dan informatie verzamelen. Ze vertaalt het DNA van The Grand naar een heldere, geloofwaardige en commercieel bruikbare positionering. Zo wordt het hotel voorgesteld als een historische locatie tussen twee Amsterdamse grachten, met een rijke evolutie van klooster tot koninklijk logement, admiraliteit en stadhuis, vandaag hervertaald naar vijfsterrenluxe met Franse grandeur. Tegelijk worden ook de concrete sterktes van het hotel zichtbaar gemaakt, zoals 178 kamers, 52 suites, 5 restaurants en bars, 19 meeting rooms, Sofitel SPA, kunstintegratie en duurzaamheidsinspanningen. Daardoor wordt de presskit een document dat zowel reputatie opbouwt als sales en externe communicatie ondersteunt. We kijken uit naar de creatie van de anderstalige versies in 2026.
6. Meertalige mailings en internationale partnercommunicatie
Een van de meer structurele onderdelen van de samenwerking is e-mailmarketing en direct communication. Er zijn talrijke consortia-newsletters, Le Petit Journal-edities, promo-mailings en partnerspecifieke mailings terug te vinden in onze archieven. Voor 2024 zien we onder meer de December Consortia nieuwsbrief met de promoties voor 2025 en een jaaroverzicht van de hoogtepunten. Daarin wordt niet alleen promotie gevoerd, maar ook het hotelverhaal gevoed: van Sofitel 60 jaar tot sustainability, Pride, Holland Dance, KLM House en Amsterdam 750. Voor 2025 zien we opnieuw year-end consortia mailings met 2026-promoties en een jaaroverzicht waarin onder meer de viering van Sofitel Legend en 60 jaar Sofitel met CEO Maud Bailly, de Nederlandse lancering van Harry Potter, de persdag van Bridget Jones, exclusieve catering in het Rembrandthuis, family events, weddings, de aanleg van een groen dak en de populariteit van floral afternoon tea en floral workshops worden benoemd. In januari 2026 volgt dan een nieuwe editie waarin de Amsterdamse jaarhighlights van 2026 worden gekoppeld aan concrete promoties en added-value offers voor partners. We verzonden in Januari en Maart ook opnieuw mailings naar de verschillende consortia.
Wat daarbij opvalt, is de sterke internationale en meertalige opzet. Voor de 2025 en 2026 consortia-communicatie vinden we versies terug in onder meer Engels, Spaans en Portugees, Simplified Chinese en Traditional Chinese. Dat bevestigt dat de communicatie-infrastructuur van The Grand internationaal en gesegmenteerd is opgebouwd en dat het systeem dat wij bouwden, specifiek voor het hotel, enkel maar vooruitgang betekende.
7. Databasebeheer als strategische infrastructuur
De samenwerking draait niet alleen om “mooie output”, maar ook om de onderliggende commerciële infrastructuur. We beheren uitgebreide, gestructureerde databestanden voor onder meer Signature, Virtuoso USA, Virtuoso Asia, Serandipians Asia, FHR Asia, Canada, Misc Leisure Non-Consortia, Gui Leisure en aparte MICE-bestanden. Die bestanden bevatten per contact velden voor bedrijf, functie, naam, adres, land, telefoon, e-mail, taal, lidmaatschappen, segmenten en metadata. Ze tonen dat er gewerkt wordt met internationale contactsegmentatie en doelgroepbeheer, niet met losse Excelletjes zonder structuur. Dit is een systeem dat meegroeit met het hotel.
Daarnaast zien we ook aparte MICE-databases, waaronder een officiële MICE-database in 2025. Samen tonen die aan dat databasebeheer voor The Grand geen bijzaak is, maar een echte sales- en marketingmotor die we mee beheren en onderhouden.
Daar hoort daar vandaag ook bij dat Planet Polaris een on demand databasemanagementsysteem heeft gebouwd en onderhoudt, op maat van het hotel, zodat het sales team contacten naadloos kan toevoegen aan het mailingsysteem en snel kan schakelen zonder telkens manuele tussenstappen te moeten doorlopen. Dat sluit inhoudelijk perfect aan bij wat een hotel nodig heeft: een structureel onderhouden marketingdatabase-omgeving met internationale segmentatie en doorlopende inzet in mailings en partnercommunicatie.
8. Digitale tools en ontzorging
Onze samenwerking vermeldt uitdrukkelijk dat onze rol ook digitale infrastructuur en tools omvat: database connections, content management systems, website architecture, website design, e-mail marketing, internet marketing, clicktags, geo marketing en de mogelijkheid om, indien nodig, in-house een eigen serveromgeving op te zetten met specifieke PHP- en MySQL-coding voor The Grand. Dat is belangrijk, omdat het aantoont dat Planet Polaris niet alleen output levert, maar ook de digitale logica erachter begrijpt en ondersteunt.
Historisch zien we bovendien ontwikkeling van digitale hulpmiddelen zoals flipbooks en een online systemen, wat aangeeft dat gebruiksvriendelijke, online bruikbare sales- en communicatietools al jarenlang deel uitmaken van de samenwerking.
In die lijn passen ook de meer recente toepassingen, zoals online systemen om brochures responsief te bekijken zonder te downloaden, on demand tools voor sales en marketing, en zeer recente projecten zoals het Neighbourhood project en de interactieve Adventskalender en eerder vorig jaar het Online Wheel voor Koningsdag. Die specifiek, op maat gemaakte projecten passen volledig binnen de logica: Planet Polaris ontwikkelt niet alleen content, maar ook hulpmiddelen die communicatie sneller, slimmer en gebruiksvriendelijker maken.
9. Wat het voorbije jaar in het bijzonder toont
Als we specifiek kijken naar wat het voorbije jaar en de meest recente periode laten zien, dan wordt het beeld nog sterker. In 2024 en 2025 werd niet alleen campagne na campagne uitgewerkt, maar ook de inhoudelijke breedte van de samenwerking bevestigd:
- structurele consortia- en partnercommunicatie met promoties voor 2025 en 2026
- internationale mailings in meerdere taalversies
- voortdurende contentontwikkeling voor Le Petit Journal en guest-facing communicatie
- activatie van seizoens- en city-based campagnes
- ondersteuning van restaurants, meetings, private events en hospitality experiences
- databasebeheer voor leisure, consortia en MICE
- hospitalitycampagnes die tegelijk city content, hotelaanbod en salespromoties combineren
- verdere uitbouw van festive communicatie, gift vouchers, workshops, spa-formules en private celebration-aanbod
- meewerken aan de promotionele vertaling van hotelhoogtepunten, sustainability-inspanningen en partnerevents
- continue ontzorging van het team via copyvoorstellen, structuur, tooling en operationele ondersteuning.
Waarom dit belangrijk is voor 2026-2027
De meerwaarde van Planet Polaris voor The Grand zit niet in één brochure, één mailing of één campagne. Ze zit in de combinatie van continuïteit, kennis van het huis, inhoudelijke flexibiliteit, technische onderbouw en snelheid van uitvoering. Wij begrijpen het DNA van The Grand, kennen de commerciële noden van sales en marketing, weten hoe het hotel zich internationaal positioneert en kunnen tegelijk schakelen tussen concept, tekst, vormgeving, mailing, database, tool en digitale ondersteuning.
Net daarom is deze samenwerking geen kostenpost voor losse output, maar een investering in een partner die de volledige communicatiemachine van The Grand mee laat draaien. Van merk en campagne tot mailing, database, tool en guest journey: Planet Polaris ontzorgt, versnelt en bewaakt de kwaliteit over de hele lijn. Dat is precies waarom deze samenwerking de voorbije jaren zoveel breedte en diepte heeft opgebouwd, en waarom ze ook in de volgende campagneperiode van grote waarde blijft.
Ook de komende jaren blijven we sterk inzetten op flexibiliteit. Ons team is dagelijks bereikbaar via e-mail, WhatsApp en telefoon, en denkt steeds oplossingsgericht mee om ad-hocprojecten snel en efficiënt op te starten.
Waarvoor kan Sofitel Legend The Grand Amsterdam bij Planet Polaris terecht?
